תפקידו של המכתב

מכתב התראה מציג את המחלוקת, דורש פעולה ומאפשר תגובה. במקרים מתאימים הוא גם ממלא דרישה מוקדמת לפי דין או הסכם. אין כלל שלפיו כל תביעה אזרחית חייבת להיפתח במכתב, ואין תקופת המתנה אחידה המתאימה לכל סכסוך. בודקים אם דרושים הודעה, ארכה לתיקון או אופן מסירה מסוים, ואם הפנייה עלולה לסכן סעד דחוף או להביא להעלמת ראיות.

המכתב צריך לעמוד בפני עצמו. פותחים בזיהוי המיוצג והקשר המשפטי; מתארים את העובדות המכריעות; מסבירים את ההפרה או הפגיעה; ומגדירים דרישה שניתן לבצע. דרישה כספית תכלול חישוב קריא, ודרישה להפסקת פעולה תזהה את הפעולה והיקפה. אין צורך להכניס את כל חומר התיק למכתב, אך אסור לבנותו על גרסה שהמסמכים המצויים בידינו כבר מפריכים.