הנתונים הראשונים

חברת אופק הזמינה מפסגה מערכת בארבעה רכיבים במחיר של 120,000 ש״ח. שולמה מקדמה של 40,000 ש״ח. שלושה רכיבים נמסרו, והרביעי נותר במחלוקת. אופק טוענת שהיה אמור להימסר במאי; פסגה טוענת שהלקוח שינה את הדרישות באפריל. אופק שילמה 18,000 ש״ח לספק חלופי ודורשת השבה ופיצוי. אין לקבוע בשלב זה שהסכומים מצטברים במלואם או שהספק הפר את ההסכם.

שלב א׳: מיפוי ושימור

אוספים חוזה, נספח אפיון, שתי גרסאות של בקשת השינוי, אסמכתת תשלום, תכתובות מסירה ודוח הספק החלופי. מבררים מי אישר שינוי ומי בדק את הרכיב. שומרים את קובצי המקור וממפים את החסר. במקביל בודקים מועדים, זהות החברות וסמכות. התוצר הוא רשימת פלוגתות: היקף ההתחייבות, השינוי, מועד הביצוע, איכות העבודה והנזק.